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4年办300大型活动逾200万人参与策划公司北上南下服务民众

发布时间: 2020年06月05日 作者:
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一场万人空巷的嘉年华会、展览会、博览会、佳节庆典活动或体育活动等能够顺利举行,在幕后策划活动的工作人员可说是功不可没。

来自槟城的黄继昇在过去逾4年来,带领团队策划了超过300场的大型活动,吸引了超过两百万公众参与其盛。他与工作人员凝聚了合作无间的团队精神,共同创造一场场热闹缤纷且万头攒动的活动。

黄继昇过去因家族经营雨伞製造生意,而经常参与商展活动,进而对策划活动产生兴趣。2013年,他在槟城成立TLM活动策划有限公司,担任该公司董事经理,并带领团队一起到全国各地策划许多大型活动。

他说,他过去经常参与商展,当时是以“企业对企业”(Business-To-Business,B2B)的形式进行交易。逾4年前,他成立TLM活动策划有限公司后,该公司所举办的各大型活动,则是以 “企业对消费者”(Business-To-Customer,B2C)形式进行,即该公司所举办的大型活动,主要受众是一般普罗大众。

参展商数量依地点而异

“策划一场大型活动的事前筹备工作很重要,一般上,一场大型展销会或博览会得利用至少一年时间来策划和筹备。筹备工作的第一个步骤是,我与团队得先拟定活动的举办日期和时间,然后为该大型活动寻找合适的场地,可能是室内,或者是户外场地。”

“第二个步骤是,我们得寻找客户(参展商)来参与我们策划的大型展览会或博览会。由于我们举办的大型活动涵盖範围包括全国各州,因此,我们会广招全国各地的商家参与展销会或博览会。参展商可在活动举行时进行产品或服务促销活动,推介新产品或服务配套,增加产品或服务的曝光率。”

他说,寻找参展商的数量得依所举办的地点而各有不同。若活动举行地点是在体育馆或会展中心等大型场地,一般上可容纳100个或以上的参展商。若该场大型展览会或博览会是在槟城举行,那幺,槟城国际会展中心(Spice Arena)是最合适的举办地点,因为该中心可容纳大约100个参展单位。若是选择在购物中心内举办活动,那幺,参与的参展商大约是30个左右。

“第三个步骤,我们洽询参展商后,会出示活动地点的图表,供参展商选择他们属意的参展摊位,同时会给予他们适当的建议。但并非所有展览会或博览会都让参展商选择属意的参展摊位,有些类型的展销会或博览会,例如教育展览会和婚礼博览会,就不会让参展商选择摊位,而是以抽签的方式来决定。”

他披露,第四个步骤就是与参展商协调场地的设备,例如场地的水电供应、参展摊位的装置设计等事项。

“第五个步骤就是为活动进行媒体宣传,例如通过打广告、文宣、横幅、广告板,还有与联办单位联合召开记者会来宣传相关活动,以便吸引更多民众参与其盛。”

他说,第六个步骤则是在活动举行时,工作人员会到活动现场供民众注册和谘询的柜台服务大家,例如分发场刊给参与者,以助他们了解活动内容,或是赠送礼品给参与者,又或是举办幸运抽奖和比赛等来吸引民众参与。

他披露,“TLM婴儿博览会”和“TLM美食展销会”是该公司的品牌活动,而这两项大型活动每年至少举办10次,且分别在槟城、吉隆坡、怡保、亚罗士打、马六甲等地巡迴举办,平均每年在每一个城市举办至少两次。

“此外,我们也曾举办妈妈和宝宝展览会、KEY教育展览会、幼儿教育和兴趣展览会、汽车展览会、婚礼展览会、健康生活展览会,以及各族佳节庆典活动等,例如农曆新年、开斋节、中秋节和圣诞节等庆典活动。”

办美食活动严选参与小贩

黄继昇及其团队曾多次策划与饮食主题相关的大型活动,包括于2015、2016和2017年一连三年在槟城举办咖啡与甜品嘉年华会、2016和2017年在槟城举办小贩嘉年华会、2017年在槟城举办街头美食嘉年华会,以及于2017及2018年在槟城举办国际美食嘉年华会。

“一场大型嘉年华会的筹备工作可能得用上3个月的时间,若是小型嘉年华会,筹备工作大约是一个月左右。”

至于嘉年华会的地点,有些是在购物中心内,有些则是在户外街头举行。“以槟城国际美食嘉年华会为例,它所涵盖的範围很广,包括槟城土库街、土库街週边街道、加拉歪路和品牌城(Design Village)等,因此,我们的团队精神很重要,只有大家彼此合作,才能把大型活动办好。”

他说,他们在策划与美食相关的大型活动时会慎选小贩和参与的美食单位。就以槟城国际美食嘉年华会为例,首先,他们会先筛选符合槟城美食条件的小贩和美食单位参与,且规定对方所售卖的食物必须是槟城道地美食。其二,他们也会确保参与的小贩和美食单位的烹饪与卫生条件合格,以便民众可食用到卫生的美食。

“第三,我们也会筛选售价合理的小贩或美食单位来参与,例如市面上一碟槟城炒粿条的售价是5令吉,那幺,我们会筛选售价介于5令吉之间的小贩参展,并确保小贩在活动举行当天以合理价格售卖食物给消费者,不能擅自起价。”

他披露,第四点是他们必须与小贩和美食单位互相协调节目行程,例如小贩和美食单位几时需前往活动地点準备美食,几时可以完成收档和清洁工作等。

逢週日办佔领土库街活动

黄继昇说,该公司除了举办博览会和展览会,同时也常举办嘉年华会和文化活动等,其中“佔领土库街”活动乃是他与团队策划的长期性活动。从2013年开始,每逢週日的早上7时至中午12时在槟城土库街举行,因当天早上也是土库街的无车日。

他指出,虽然“佔领土库街”的活动只在逢週日早上进行,但该活动迄今已迈入第五个年头,而对他来说,这依然是一项具有挑战性的活动。

“许多活动一般举行两三天后就结束,但“佔领土库街”是一项长期性活动。我们逢週日清晨4时就会安排工作人员前往土库街搭建临时摊位帐篷,以便参与的文化或美食单位可在早上7时许前往摆摊。中午12时,我们也得确保工作人员把临时摊位帐篷拆除,因为土库街将在週日中午1时恢复通车。”

过去逾4年来,他与团队也策划过其他大型文化活动,包括于2014、2015及2016一连3年在槟城举办街头艺人嘉年华会、2016年在槟城举办农曆新年庆典、2017年举办In Between艺术嘉年华会等。

办户外活动最具挑战性

黄继昇说,在户外街头举行活动很具挑战性,且所涉及的单位不只是他与公司团队而已,他与团队还必须与其他不同的单位进行协调。

“每当策划户外街头活动时,至少需要50名工作人员在不同的组别里各司其职,包括安排志愿警卫团(RELA)协助维持街道的交通、安排消防员接下后备工作,以防火患发生、安排工作人员在活动现场维持秩序、到每个小贩和美食摊位检查卫生状况、收拾餐桌上的餐具和垃圾及协调舞台表演节目事项等。”

他说,在户外办美食嘉年华还得面对非法小贩、小偷或偷窥狂混入人群的问题。此外,在户外办活动最怕的是遇到天不作美的情况,若不幸碰上刮风下雨,他与团队还得确保参与的小贩和单位,以及民众得以顺利疏散到安全的地方。

此外,他与团队也曾策划体育活动,包括2017年光大大楼跑,以及2017年和2018年分别在槟城乔治市、升旗山、威省和雪兰莪州举办的“我爱槟城跑”等。

筹办活动项目排到2020年

黄继昇说,不同性质的活动所举行的时间长短不一。若是展览会或博览会,一般是举行两三天,佳节庆典活动的举办时间一般是两三週,而文化活动则约为两天左右,至于与美食相关的嘉年华会的举办时间则各不相同,有者只举办两天,有者则是一口气举办两週。

他再以槟城国际美食嘉年华会为例说,由于该活动举行长达16天,且分散在槟州多个地点举行,对他与团队来说都是极具挑战性的大型活动,因此,在办活动期间,他们就像是在跑马拉松一样,无论是体力和精神都比较吃力。

策划活动须互相协调

他强调,策划活动不是一个人的工作,也不是一个单位的工作,而是得由一群来自不同单位的工作人员互相协调,因此,它需要靠团队整体合作共同完成。而该公司有逾20名全职员工,在举办大型活动期间,他们便会聘僱临时兼职工作人员协助。

“我们一年内策划的各类型活动逾100场,目前,我们计划举办的活动项目已经排到2020年。今年,我们在6月举办怡保美食博览会和儿童展览会,7月在马六甲举办美食博览会,也在槟城办婚礼博览会,还有8月举办槟城咖啡与甜品嘉年华会,及在吉打州亚罗士打举办婴儿博览会等。”

策划公司

◆具备条件:策划能力、协调能力和沟通能力等。

◆服务範围:在全马各地策划嘉年华会、展览会、博览会、佳节庆典活动或体育活动等。

◆收费:展览会和博览会租金不一定,嘉年华会和文化活动等是象徵性收费。


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